Selkeä työnjako pitää kiireisen varaston sujuvasti liikkeessä

Hyvin sovittu työnjako ehkäisee sesongin turhaa kiirettä

Sesonkikiireessä varaston toimivuus ei ratkea pelkällä henkilöstömäärällä, vaan sillä, että jokainen tietää oman tehtävänsä ja seuraavan työvaiheen tarpeet. Selkeä työnjako vastaanotossa, keräilyssä, pakkauksessa ja lastauksessa vähentää odottamista, päällekkäistä tekemistä ja virheitä. Samalla esihenkilön on helpompi kohdentaa tekijät sinne, missä tavaravirta uhkaa hidastua. Kun vastuut ja tiedonkulku sovitaan etukäteen, kiireinen varasto pysyy hallinnassa myös volyymien vaihdellessa.

Vastaanotto käynnistää hallitun tavaravirran

Vastaanoton vastuulla on varmistaa, että saapuva tavara voidaan purkaa suunnitellusti ja ohjata oikeaan paikkaan ilman tarpeetonta siirtelyä. Sesongissa vastaanoton on tiedettävä saapumisajat, käytettävissä olevat purkupaikat ja varaston vapaa tila. Poikkeamat, kuten väärä määrä tai puutteellinen merkintä, pitää välittää heti eteenpäin, jotta virhe ei siirry keräilyyn asti. Vastaanoton vetäjälle kannattaa antaa myös selkeä päätösvalta arjen uudelleenjärjestelyihin. Vuoron alussa sovitaan ainakin seuraavat asiat:

• kuka vastaanottaa saapuvat kuormat
• kuka tarkistaa määrät ja merkinnät
• minne tavara siirretään vastaanotosta
• miten poikkeamista ilmoitetaan muille työvaiheille

Kun vastaanoton rooli on selkeä, trukkikuljettajat ja muut varastotyöntekijät eivät joudu odottamaan ohjeita kesken purkamisen. Samalla kulkureitit pysyvät paremmin hallinnassa ja seuraavat kuormat voidaan ottaa vastaan suunnitellusti. Toimiva vastaanotto antaa koko työvuorolle oikean rytmin.

Keräily ja pakkaus varmistavat tilauksen laadun

Keräilyn tehtävänä on löytää oikeat tuotteet, oikea määrä ja oikeaan aikaan. Sesonkiruuhkassa keräilijöiden vastuualueet kannattaa jakaa esimerkiksi varaston alueiden, tuoteryhmien tai tilausten kiireellisyyden mukaan. Näin useat työntekijät eivät tee samaa työtä tai liiku tarpeettomasti samoilla käytävillä. Työn etenemistä pitää seurata työvuoron aikana, jotta ruuhkautuvaan kohtaan voidaan siirtää lisäkäsiä ajoissa.

Pakkaus toimii keräilyn laadunvarmistuksena ja valmistelee tilauksen turvallisesti lähetettäväksi. Pakkaajan pitää tietää, mitä tarkistetaan, miten poikkeama käsitellään ja kenelle siitä ilmoitetaan. Jos keräilyn ja pakkauksen välinen vastuu jää epäselväksi, virheet huomataan usein liian myöhään. Selkeä luovutusmenettely vähentää uudelleen tekemistä ja auttaa pitämään lähetysaikataulun.

Lastaus onnistuu, kun tieto ja tila ovat valmiina

Lastaus kokoaa aiemmat työvaiheet yhteen, joten siinä näkyvät nopeasti sekä onnistumiset että viiveet. Lastauksesta vastaavan henkilön pitää tietää lähtöajat, kuormien järjestys ja se, ovatko kaikki lähetykset valmiina. Lastausalueelle ei kannata tuoda tavaraa ilman sovittua paikkaa tai lähtöjärjestystä. Muuten kiire näkyy ylimääräisenä siirtelynä, ruuhkana ja kasvavana virheriskinä.

Trukkikuljettajien tehtävät, ajoreitit ja lastausvastuut sovitaan ennen vilkkaimman jakson alkua. Tarvittaessa kokeneet trukkikuljettajat voivat vahvistaa asiakkaan omaa tiimiä sesongin, kasvun tai henkilöstövajeen aikana. Oleellista on, että myös lisäresurssi perehdytetään kohteen käytäntöihin ja liitetään osaksi samaa työnjakoa. Näin tehokkuus ei synny turvallisuuden tai huolellisuuden kustannuksella.

Ulkopuolinen tiimi tuo joustoa sovittuun työnjakoon

Kiireisessä varastossa lisäresurssin tarve voi koskea yhtä työvaihetta tai koko tavaravirtaa vastaanotosta lähetykseen. Sisälogistiikkapalvelut voidaan toteuttaa asiakkaan omissa tiloissa niin, että kumppani hoitaa sovitut tehtävät ja henkilöstöjärjestelyt. Ulkoistuskumppani voi vastata myös rekrytoinnista, perehdytyksestä, työvuorosuunnittelusta ja sijaisjärjestelyistä. Asiakkaan johto saa silloin enemmän aikaa oman toimintansa, toimitusten ja asiakastarpeiden ohjaamiseen.

Markkinointi Niemiset Oy palvelee Turun seudulla noin 40 logistiikan ammattilaisen voimin ja tarjoaa henkilökohtaista palvelua yhden yhteyshenkilön kautta. Yhteistyön alussa käydään läpi työvaiheet, vastuurajat, tarvittava osaaminen ja volyymien vaihtelut. Selkeästi sovittu kokonaisuus auttaa reagoimaan nopeasti ilman, että tehtävät tai vastuut jäävät ilmaan. Jos varaston työnjako tai sesongin henkilöstötarve kaipaa käytännön ratkaisua, ota yhteyttä ja keskustellaan tilanteestanne.