Kuusi kysymystä varaston seuraavan sesongin resursointiin

Kesän kokemukset näyttävät, missä resursointi onnistui

Kesäsesongin jälkeen kannattaa arvioida, vastasiko henkilöstön määrä todellista työkuormaa ja missä arkeen syntyi pullonkauloja. Kun onnistumiset, poissaolojen vaikutukset ja kuormitushuiput tunnistetaan ajoissa, seuraavan sesongin resurssit voidaan suunnitella toimitusvarmuutta ja henkilöstön jaksamista tukeviksi. Samalla kannattaa kirjata, mitkä ratkaisut toimivat, jotta niitä voidaan hyödyntää seuraavassa suunnitelmassa. Käy läpi nämä kuusi kysymystä.

Riittivätkö tekijät kaikissa tilanteissa?

1. Oliko henkilöstöä riittävästi jokaisessa vuorossa?

Vertaa suunniteltua vahvuutta toteutuneeseen työmäärään. Näkyikö alimitoitus tilausten viivästymisenä, virheinä, kiireenä tai tekemättöminä töinä? Tarkastele kaikkia tehtäviä: varastotyöntekijät, logistiikkatyöntekijät, trukkikuljettajat ja muu vuokratyövoima muodostavat yhdessä toimivan ketjun. Arvioi myös, jäikö esihenkilöille aikaa johtamiseen vai sitoiko operatiivinen työ heidän aikaansa. Kirjaa lisäksi tehtävät, joissa osaamisvaje hidasti työtä, vaikka henkilömäärä näytti riittävältä.

2. Miten poissaolot vaikuttivat päivän kulkuun?

Yksittäinen poissaolo voi siirtää kuormaa vastaanotosta keräilyyn tai pakkauksesta lähetykseen. Selvitä, löytyikö sijaisia riittävän nopeasti ja säilyikö tarvittava osaaminen jokaisessa vuorossa. Jos poissaolot aiheuttivat jatkuvaa uudelleenjärjestelyä, varahenkilöratkaisu kannattaa sopia etukäteen.

Näkyikö resurssivaje ylitöinä tai ruuhkina?

3. Oliko alimitoitus tilapäistä vai jatkuvaa?

Jos kiire ei rajoittunut yksittäisiin päiviin, perusmiehitys on voinut olla liian pieni. Tunnista työvaiheet, joissa jonot kasvoivat, ja arvioi, olisiko yksi lisätyöntekijä, kokonainen tiimi tai joustava vuokratyövoima estänyt tilanteen pitkittymisen. Erota pysyvä perustarve ja lyhyet huiput, jotta jokaiseen tilanteeseen voidaan valita sopiva ratkaisu.

4. Kuinka paljon sesonki synnytti ylitöitä?

Ylityöt auttavat lyhyessä huipussa, mutta jatkuvina ne kasvattavat kustannuksia ja henkilöstön kuormitusta. Vertaa ylityötunteja siihen, mitä ennakkoon hankittu lisäresurssi olisi maksanut. Toistuvat ylityöt voivat kertoa ennakoitavasta resurssivajeesta eivätkä vain hetkellisestä kiireestä.

5. Pystyittekö reagoimaan ruuhkahuippuihin ajoissa?

Tarkista, huomioitiinko kampanjat, toimituspiikit ja saapuvan tavaran määrät työvuorosuunnittelussa. Oikea-aikainen lisäresurssi auttaa estämään jonojen siirtymistä työvaiheesta toiseen. Arvioi samalla, kuinka nopeasti työmäärän muutoksista saatiin tieto resursoinnista vastaaville. Määritä lisäksi, millainen ennakkovaroitus tarvitaan, jotta lisätekijät ehditään perehdyttää ennen ruuhkaa.

Toimiko ketju vastaanotosta lähetykseen?

6. Missä työvaiheessa sujuvuus heikkeni?

Arvioi erikseen vastaanotto, varastointi, hyllytys, keräily, pakkaus, lastaus ja lähetys. Oliko oikeaa osaamista oikeassa paikassa vai joutuivatko työntekijät paikkaamaan jatkuvasti muita vaiheita? Myös välivarastojen täyttyminen ja odotusajat voivat osoittaa, missä kapasiteetti ei vastannut työmäärää.

Sujuvuus ei synny vain trukkityöstä tai yhdestä toiminnosta. Se edellyttää tehtäviin sopivia työntekijöitä, riittävää osaamista ja selkeää työnjakoa koko varastoketjussa.

Suunnitellaan seuraavan sesongin resurssit ajoissa

Markkinointi Niemiset Oy rakentaa henkilöstöratkaisun todellisen tarpeenne mukaan. Ratkaisu voi olla yksi työntekijä, kokonainen tiimi, joustava vuokratyövoima tai laajempi sovittava palvelukokonaisuus asiakkaan omissa tiloissa. Tarve voi olla määräaikainen, jatkuva tai sesongin vaihteluihin mukautuva.

Uusia asiakkuuksia varten haemme ja rekrytoimme asiakkaan tehtäviin, työympäristöön ja osaamisvaatimuksiin sopivat uudet työntekijät. Näin resursointi voidaan rakentaa tapauskohtaisesti varastotyöntekijöistä, logistiikkatyöntekijöistä, trukkikuljettajista ja muusta tarvittavasta vuokratyövoimasta.

Ota yhteyttä ja kerro kesän havainnoista. Suunnitellaan seuraavan sesongin resursointi niin, että perehdytykselle, työvuoroille ja vastuunjaolle jää riittävästi aikaa ennen kiireen alkamista.